Pedidos por correo con IA: del email al borrador de pedido, y los errores que hay que pillar

Un pedido que te llega por correo, en un PDF, en un Excel o en la foto de una lista escrita a mano se convierte en borrador en tres pasos: se lee el texto y se ordena en campos (cliente, su referencia, fecha, dirección y cada línea tal como la escribió), cada línea se busca en tu catálogo con los precios de ese cliente, y una persona revisa las dudosas antes de confirmar. La IA propone y una persona confirma. Hay cinco errores típicos que conviene pillar: la referencia del cliente confundida con un código, la unidad (caja, unidad, rollo o metro), un precio que no es el suyo, una línea que encaja con dos productos y un código descatalogado.

Pruébalo con tus líneas

Con las ocho líneas de ejemplo salen tres «Coincide», cuatro «Revisar» y una «Sin casar». Las cuatro dudosas son justo los errores de esta guía: un cable sin la longitud del rollo (dos productos posibles), un panel con la referencia de obra del cliente y un precio que no es el suyo, un código de tubo descatalogado y 800 anclajes sin unidad, que pueden ser 800 cajas o 8. El tubo de 1/2" se queda sin casar porque el catálogo solo lo tiene en 3/8", y una medida nunca se da por buena solo porque se parezca. Cambia las líneas o escribe las tuyas: cada resultado explica el porqué.

Del correo al borrador en tres pasos

1. Leer. Se sacan del correo y de sus adjuntos los datos del pedido: quién pide, su número de pedido o de obra, la fecha que pide, la dirección de entrega y cada línea tal cual. En un hilo, el pedido es el del mensaje más reciente, no el que va citado debajo.
2. Casar. Cada línea se busca en tu catálogo: primero por código, luego por palabras y medidas. La cantidad se pasa a la unidad en la que vendes, y el precio sale de la tarifa de ese cliente, no del correo.
3. Revisar y confirmar. El resultado es un borrador, no un pedido. Cada línea va marcada según lo clara que esté, con su motivo; una persona corrige las dudosas y confirma.

Conviene separar la lectura del casado. Donde un modelo de lenguaje ayuda de verdad es en leer texto desordenado; decidir qué producto es y a qué precio se puede hacer con reglas que explican su motivo y que no se inventan nada que no esté en tu catálogo.

Correo, PDF, Excel o una foto

• El cuerpo del correo. Texto libre, a veces con la firma, el pedido anterior citado y un «y si no tenéis, el otro». Hay que separar lo que es pedido de lo que es comentario.
• Un PDF. Puede ser el pedido que saca el programa del cliente: una tabla con sus propios códigos y su número de pedido. Ese número no es un código tuyo.
• Un Excel o un CSV. Se lee como una tabla, celda a celda. Ojo con la fila de totales y con las hojas que no son del pedido.
• La foto de una lista escrita a mano. Se lee como imagen, y los errores típicos son un 1 que parece un 7 o una línea que se queda con el código de la fila de al lado: lo que sale de una foto merece un segundo vistazo.

Los cinco errores que hay que pillar antes de confirmar

1. La referencia del cliente confundida con un código. «Ref. obra 2231» o «PO-2231» es el número que usa el cliente para su obra o su pedido. Hay que guardarlo en el pedido (te lo pedirá en el albarán y en la factura), pero nunca buscarlo en tu catálogo.
2. La unidad. «800 anclajes» puede ser 800 unidades (8 cajas de 100) u 800 cajas. «45 m de perfil» son 7,5 barras de 6 m, así que 8. «Cable 300» puede ser 300 metros o 300 rollos. Los pedidos en formato estructurado lo resuelven con códigos: en el vocabulario de comercio de UN/CEFACT, MTR es el metro y H87 la unidad, y cada tipo de bulto tiene el suyo, como BX la caja, RO el rollo, CL la bobina y BR la barra. Un correo no trae nada de eso, así que la conversión a tu unidad tiene que quedar escrita y a la vista.
3. Un precio que no es el suyo. El cliente copia el precio de una oferta vieja, de la tarifa general o de otro proveedor. El precio del pedido es el de su tarifa; si el correo trae otro, la línea se marca y alguien decide. Si tus precios siguen al metal, el que trae un correo antiguo puede llevar semanas desfasado (cómo se hace una tarifa indexada al metal).
4. Una línea con dos opciones. «Cable 3x2,5» sin decir si es el rollo de 100 m o el de 50 m. No se elige uno a escondidas: se enseñan los dos y se pregunta al cliente, o se decide con lo que se sepa de él.
5. Un código descatalogado. El cliente pide con la tarifa del año pasado. Se propone el sustituto, pero si cambia el formato (un rollo de 15 m que ahora es de 25 m) la cantidad también cambia, y eso lo confirma una persona.

Por qué la IA propone y una persona confirma

Una línea mal casada no se queda en la pantalla: se convierte en un picking, en un envío y en una factura que luego hay que abonar. Por eso el borrador tiene que facilitar la revisión, no esconderla:

• cada línea dice por qué casa (código, palabras, medida) y con qué seguridad;
• las dudosas enseñan las dos opciones en lugar de elegir una;
• las conversiones de unidad se ven con la cuenta hecha;
• el pedido no se crea mientras falte el cliente, un producto, una cantidad o un precio;
• no se contesta nada al cliente de forma automática.

No se trata de quitar a la persona de en medio, sino de que solo tenga que mirar las líneas que de verdad lo necesitan.

Qué revisar antes de confirmar un borrador

1. ¿Es el cliente correcto y la dirección de entrega es la suya o una de obra?
2. ¿Está guardada su referencia de pedido u obra?
3. ¿Cada cantidad está en tu unidad de venta, con la conversión a la vista?
4. ¿Los precios son los de su tarifa, y está marcada cualquier diferencia con el correo?
5. ¿Las líneas «Revisar» y «Sin casar» están resueltas, no solo aceptadas?
6. ¿Queda algún código descatalogado, o alguna alternativa que propuso el cliente?

Más guías sobre pedidos, tarifas e importación en el índice de guías.

Cómo lo hace HeavyDeals

En HeavyDeals, el administrador pega el correo del cliente y adjunta su pedido en PDF, foto, captura, Excel o CSV. Un modelo de lenguaje lo lee y ordena los datos; después son las reglas, no el modelo, las que casan el cliente y cada línea con tu catálogo, pasan los metros a la unidad del producto con la cuenta a la vista y marcan cada línea como «Coincide», «Revisar» o «Sin casar» con los mejores candidatos. El borrador enseña el precio neto de ese cliente y no deja crear el pedido mientras falte algo; al confirmarlo, el pedido se crea a nombre del cliente, pendiente de validar. Al cliente no se le envía nada de forma automática. Por ahora el correo hay que pegarlo; leer directamente el buzón todavía no está hecho. Mira cómo funciona.

Cada cifra y cada norma se ha comprobado en las fuentes de arriba, en la fecha que lleva cada una; última revisión de la guía: 11 de octubre de 2026. Los ejemplos usan cifras ilustrativas, no cotizaciones del día. No es asesoramiento legal ni fiscal. Redactado con ayuda de IA y revisado por el equipo de HeavyDeals.